Huishoudelijk Reglement Tilburgse Studenten Alpen Club

In werking getreden op 11 JANUARI 2019

 

ARTIKEL 1.     AARD EN DOEL HUISHOUDELIJK REGLEMENT

1.1 Het Huishoudelijk Reglement (hierna te noemen: HR) beschrijft de regelgeving van bestuurlijke huishoudelijke aard binnen de werkingssfeer van de statuten.

1.2 Het HR dient voor alle leden, buitengewone leden, ere-leden, leden van verdienste en begunstigers beschikbaar te zijn.

1.3 Alle leden zijn verplicht zich op de hoogte te stellen van dit HR.

 

ARTIKEL 2.     LIDMAATSCHAP

2.1 De vereniging kent leden, buitengewone leden, leden van verdienste, ere-leden en begunstigers.

2.2 Het lidmaatschap duurt van 1 september tot en met 31 augustus in het daarop volgende jaar.

2.3 TilSAC kent een halfjaar lidmaatschap dat duurt van 1 februari tot en met 31 augustus.

2.4 Lid worden kunnen alle studenten die een universitaire of HBO opleiding volgen. Iemand die geen universitaire of HBO opleiding volgt kan bij uitzondering buitengewoon lid worden als deze persoon aantoonbaar van waarde kan en wil zijn voor de vereniging.

2.5 Iemand die eenmaal lid is hoeft niet meer aan bovenstaande eis te voldoen, de persoon wordt automatisch buitengewoon lid.

2.6 Opzeggen van het lidmaatschap dient schriftelijk of per e-mail te gebeuren voor 1 augustus bij de secretaris.

 

ARTIKEL 3.     CONTRIBUTIE VERPLICHTING

3.1 Alle leden, met uitzondering van ere-leden en leden-van-verdienste, betalen contributie. De contributie bedraagt jaarlijks € 22, exclusief eventuele transactiekosten. Ieder (buitengewoon) lid is verplicht binnen een maand na aanvang van het verenigingsjaar aan zijn of haar contributie verplichting te voldoen. Ieder lid dat niet op tijd aan zijn of haar contributie verplichting voldoet wordt door het bestuur geschorst, mits het bestuur ten minste één betalingsherinnering verstuurd heeft.

3.2 Leden die na 1 februari lid worden betalen voor het resterende verenigingsjaar € 12, exclusief eventuele transactiekosten .

3.3 Na opzeggen van het lidmaatschap blijft de contributieverplichting voor het nog resterende verenigingsjaar gelden.

 

ARTIKEL 4.     ALGEMENE LEDENVERGADERING

4.1 De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het hoogste besluitvormende orgaan binnen de vereniging.

4.2 Minimaal één maal per jaar wordt er een Algemene Ledenvergadering (ALV) gehouden.

4.3 Het bestuur kan besluiten een ALV te houden.

4.4 Wanneer minimaal 15 stemgerechtigden leden schriftelijk een verzoek in dienen bij het bestuur om een ALV te organiseren moet het dagelijks bestuur binnen 4 weken een algemene ledenvergadering bijeen roepen.

4.5 Een uitnodiging met agenda voor een ALV moet tenminste 14 dagen voor aanvang verzonden worden aan de leden. Dit gebeurt schriftelijk of via e-mail en een aankondiging op de website. Vergaderstukken dienen tenminste 7 dagen voor aanvang op een geschikte plaats ter inzage te liggen tot het moment waarop de ALV plaatsvindt.

4.6 Er wordt gestemd met meerderheid van stemmen (helft + 1), tenzij wettelijke bepalingen of statuten anders voorschrijven. Statutaire wijzigingen moeten met 2/3 meerderheid van stemmen worden aangenomen.

4.7 Indien een lid niet aanwezig kan zijn op de ALV kan die een ander lid schriftelijk machtigen om een stem uit te brengen.

4.8 Een lid mag maximaal namens 3 leden stemmen door middel van machtigingen. Bij aanvang van de ALV dienen de machtigingen ingediend te worden bij het bestuur.

4.9 De notulen van de ALV dienen uiterlijk 6 weken na afloop van de vergadering beschikbaar te zijn.

 

ARTIKEL 5.     HET BESTUUR

5.1 Het bestuur bestaat  minimaal uit een voorzitter, secretaris en penningmeester.

5.2 De ALV kan beslissen hier bestuursfuncties aan toe te voegen, waaronder de klimcommissaris.

5.3 Taakomschrijving van de voorzitter:

  1. De voorzitter is verantwoordelijk voor het organiseren van de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering (ALV).
  2. De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van het bestuur.
  3. De voorzitter houdt zich op de hoogte van de ontwikkelingen binnen TilSAC, de NSAC, NKBV en klimmend Nederland.
  4. De voorzitter houdt contact met commissies waarvoor geen ander bestuurslid verantwoordelijk is.
  5. De voorzitter is contactpersoon naar NSAC, LV&S, Pendragon, NKBV en adverteerders en onderhoudt hier het contact mee.

5.4 Taakomschrijving secretaris:

  1. De secretaris is verantwoordelijk voor notulen van de bestuursvergaderingen en de ALV, evenals het archief hiervan.
  2. De secretaris is verantwoordelijk voor in- en uitgaande correspondentie (e-mail, post, social media).
  3. De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
  4. De secretaris vervangt de voorzitter indien deze niet aanwezig is.

5.5 Taakomschrijving penningmeester:

  1. De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van een begroting.
  2. De penningmeester ziet toe op het naleven van de begroting. De Penningmeester verzorgt de gehele financiële administratie van TilSAC.
  3. De penningmeester beheert de kas en bankrekeningen.
  4. De penmningmeester vraagt in overleg met de klimcommissaris de jaarlijkse NSAC kader-, klim- enmateriaalsubsidie aan.

5.6 Taakomschrijving klimcommissaris:

  1. De klimcommissaris organiseert klimweekenden.
  2. De klimcommissaris neemt deel in de opleidingscommissie (opcie), indien deze is ingesteld.
  3. De klimcommissaris houdt contact met de routebouwcommissie, indien deze is ingesteld.
  4. De klimcommissaris is contactpersoon naar de NKBV wat betreft klimzaken, de z.g.n. klimcontactpersoon.
  5. De klimcommissaris onderhoudt contact met de materiaalcommissaris.

 

ARTIKEL 6.     MANDAAT VAN HET BESTUUR

6.1 Het bestuur verricht werkzaamheden ten gunste van TilSAC in de geest van de doelstelling zoals deze in de statuten is vastgelegd.

6.2 Het bestuur dient goedkeuring te hebben van de ALV voor het doen van uitgaven of aangaan van verbintenissen van 500 euro of meer. Het bestuur heeft toestemming voor het aangaan van een Het limiet mag legaal overtreden worden wanneer er extra inkomsten gegenereerd worden uit activiteiten die direct betrekking hebben op een post. Uiteraard met h verhuurovereenkomst voor de huur van busjes ten behoeve van verenigingsactiviteiten.

6.3 Het bestuur houdt zich aan de in de ALV vastgestelde begroting. Het bestuur is bevoegd om posten op de begroting met 20 % of € 100 te overschrijden indien de middelen dit toestaan en de omstandigheden dit vereisen. et bedrag dat is binnengekomen met de extra inkomsten.

 

ARTIKEL 7.     COMMISSIES

7.1 De vereniging kent commissies om de verenigingsdoelstelling na te streven.

7.2 Commissies kunnen worden ingesteld door de ALV of door het bestuur.

7.3 TilSAC kent een kascontrolecommissie die toe ziet op het correct uitvoeren van de financiële administratie. Daartoe voert de commissie enkele keren per jaar een kascontrole uit. De kascontrolecommissie brengt advies uit aan de ALV over de goedkeuring van de financiën. De ALV stelt de kascontrolecommissie samen. De commissie bestaat tenminste uit 2 leden waarvan het gewenst is dat zij ooit de functie van penningmeester hebben vervuld.

7.4 TilSAC kan een opleidingscommissie instellen, deze heeft alsdan als doel opleidingen op het gebied van bergsport voor haar leden te organiseren en te coördineren. De commissie heeft de volgende taken:

  1. Verzorgen van de voorklimopleiding en SKB-opleiding
  2. Vastleggen van opleidingsinhoud, wijze van examineren, eindtermen, en ingangsniveau voor de cursussen.
  3. Advies uitbrengen aan bestuur en leden over veiligheid en opleiding.
  4. Leden voorlichten over veiligheid en opleiding.De opleidingscommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden. Onder de leden is minimaal één persoon SKI. De alpien coördinator en klimcommissaris maken ook deel uit van de commissie. De rest van de commissie wordt aangevuld met klimtechnisch kader. De voorzitter van de commissie is tevens kadercontactpersoon t.b.v. de NKBV. De ALV beslist over de samenstelling van de commissie.

7.5 TilSAC kan een wandbeheercommissie instellen. Deze commissie bestaat alsdan uit alle routebouwers en een bestuurslid. Deze commissie draagt zorg voor het onderhoud van de wand.

7.6 TilSAC heeft een materiaalcommissaris die verantwoordelijk is over het beheren van het materiaaldepot. Het is wenselijk dat de materiaal commissaris een NKBV SKI, dan wel SKB is .

 

ARTIKEL 8.     KLIMMEN

8.1 De door TilSAC georganiseerde klimactiviteiten dienen ten alle tijden te voldoen aan de regels die NSAC en NKBV hieraan stellen, waaronder het dragen van een helm tijdens rotsklimactiviteiten.

8.2 Ieder lid die wenst deel te nemen aan klimactiviteiten is verplicht een verzekering af te sluiten die bergsportrisico’s dekt.

8.3 Ieder lid die indoor toprope-, dan wel indoor voor wenst te klimmen en te zekeren, dient te beschikken over een door de NKBV afgegeven klimvaardigheidsbewijs voor Indoor Toprope en voor het voorklimmen te beschikken over een door de NKBV afgegeven klimvaardigheidsbewijs Indoor Voorklimmen, dan wel aantoonbaar over de desbetreffende zeker- en klimvaardigheden te beschikken.

8.4 Alle klimactiviteiten, anders dan indoor toprope-klimmen en indoor voorklimmen, staan onder leiding van een door de NKBV erkende Klim Instructeur SKI. Deze wordt naar behoefte bijgestaan door één of meer door de NKBV erkende Sportklimbegeleiders (SKB).

8.5 Ieder die op een TilSAC activiteit, anders dan indoor top-rope klimmen en indoor voorklimmen, zelfstandig wil gaan klimmen, dient de status te hebben van Zelfstandig Klimmer en dit te doen samen met een andere Zelfstandig Klimmer.

8.6 Het bestuur wijst iemand de status van Zelfstandig Klimmer toe op voordracht van een door de NKBV erkende sportkliminstructeur (SKI).

8.7 Ieder ander lid dat niet één van bovenstaande statussen heeft krijgt de status naklimmer.

 

ARTIKEL 9.     TilSAC ACTIVITEITEN EN WEEKENDEN

9.1 TilSAC activiteiten kunnen klimgerelateerd en niet-klimgerelateerd zijn.

9.2 Opgeven voor een weekend dient te gebeuren uiterlijk 8 dagen voor aanvang van het weekend, dan wel een door het bestuur aangegeven termijn . Annuleren dient te gebeuren voor de uiterste aanmelddatum.

9.3 Van deelnemers die te laat geannuleerd hebben kan de gehele weekendprijs gevorderd worden.

9.4 TilSAC is niet aansprakelijk voor schade aan particuliere eigendommen die ontstaat tijdens een TilSAC activiteit.

9.5 De weekendprijs wordt door het bestuur vastgesteld. Per weekend is een bedrag aan subsidie beschikbaar.

9.6 Schade aan door de TilSAC gebruikte vervoersmiddelen of aan TilSAC beschikbaar gestelde vervoersmiddelen kan nooit op TilSAC verhaald worden.

9.7 Schade aan door de TilSAC gebruikte vervoersmiddelen of aan TilSAC beschikbaar gestelde vervoersmiddelen wordt vergoed door alle deelnemers, met een maximum van € 50 per persoon. Opzet, roekeloos (rij)gedrag en verkeersboetes zijn uitgesloten van deze regeling.

9.8 In het belang van de veiligheid en het financiële risico is het wenselijk dat de meest ervaren bestuurders ook tijdens TilSAC activiteiten rijden. Zij lopen, doordat ze vaker rijden minder risico op het veroorzaken van schade dan deelnemers die nauwelijks of nooit rijden. Met lid 7 wordt dit risico over de deelnemersgroep gespreid.

 

ARTIKEL 10.     MATERIAAL

10.1 De vereniging beheert een materiaaldepot. Het materiaal depot bevat materiaal ten behoeve van sportklim- en alpineactiviteiten.

10.2 Het bestuur stelt een materiaalcommissaris aan die het materiaal beheert.

10.3 Het bestuur schaft materiaal aan op advies van de materiaalcommissaris of opleidingscommissie.

10.4 Van het materiaal wordt in ieder geval bijgehouden: aanschafdatum en aanschafprijs en de belangrijke bijzonderheden aan het materiaal. Van touwen wordt bovendien bijgehouden: Aantal klimdagen en zware vallen: (valfactor 0,7 en hoger).

10.5 Het materiaal mag alleen gebruikt worden op TilSAC activiteiten of verhuurd worden aan TilSAC-leden.

10.6 Deelnemers aan het NSAC Zomer- of Winterprogramma gaan voor bij de toewijzing van materiaal. Bovendien zijn deelnemers aan deze activiteiten voor de duur van de cursusperiode geen materiaalhuur verschuldigd.

10.7 Touwen kunnen alleen gehuurd worden door leden die beschikken over een door de NKBV afgegeven klimvaardigheidsbewijs Indoor Voorklimmen,  kader en Zelfstandige Klimmers, waarbij voor zelfstandig klimmers geld dat het touw alleen door twee zelfstandig klimmers samen gehuurd kan worden.

10.8 Naast klimtechnisch materiaal bevat het materiaaldepot ook een brander, pannen, barbecues en eenvoudige kookgerei.

10.9 De TilSAC bibliotheek, die kaarten, (alpine) gidsjes, sportklimtopo’s en boeken maken onderdeel uit van het materiaaldepot.

10.10 Gebruikers van TilSAC materiaal zijn verplicht beschadigingen en zware vallen in touwen te melden, de materiaalcommissaris zal vervolgens het materiaal grondig controleren.

10.11 Schade aan TilSAC materiaal, als gevolg van onzorgvuldig gedrag dient volledig vergoed te worden door de verantwoordelijke gebruiker.

 

ARTIKEL 11.     SUBSIDIES EN DECLARATIES

11.1 Geslaagd Kader kan subsidie krijgen voor de gemaakte opleidings- en/of examenkosten, dit gebeurt volgens een stay & pay regeling. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen SKB, SKI en hoofd instructeur. Per activiteit is er een hoofdinstructeur aanwezig.

11.2 De hoofdinstructeur bepaalt in samenspraak met de klimcommissaris de noodzakelijke kader bezetting per activiteit.

11.3 Kader dat door de hoofdinstructeur of klimcommissaris wordt aangesteld voor een activiteit betaalt geen deelname / aan de activiteit gerelateerde kosten. Aanvullende kosten welke niet voor weekend deelnemers worden vergoed, zullen in eerste aanleg ook niet voor het kader worden vergoed.

11.4 Indien de SKI en SKB deelnemen aan een activiteit van TilSAC en daar als instructeur worden ingezet zullen er geen reiskosten in rekening worden gebracht. Indien de SKI niet kan mee rijden en reiskosten maakt, zullen de reiskosten worden vergoed tegen het tarief ad € 0,19 per kilometer.

11.5 Het kader heeft bij inzet door de hoofdinstructeur recht op een vergoeding voor de inzet. Het bestuur stelt deze vergoedingen telkens vast voor het komende boekjaar in de begroting. Deze vergoedingen zullen nooit meer bedragen dan de wettelijk vastgestelde vrijwilligers vergoeding.Als de instructeur door de NKBV en/of de NSAC en/of andere SAC’s en/of derden wordt ingezet en Tilsac bij de desbetreffende activiteit aansluit, zal de instructeur geen recht hebben op een vergoeding van Tilsac.

11.6 EHBBO bijscholingskosten voor klim technisch kader worden geheel vergoed door TilSAC, mits de SKI dat jaar aan minimaal drie outdoor activiteiten als hoofd instructeur deelneemt. Als de instructeur de kosten ergens anders kan verhalen (bijvoorbeeld NKBV/NSAC/Zorgverzekering) vergoedt TilSAC de kosten niet.

11.7 Alle overige kosten die leden ten gunste van TilSAC maken kunnen alleen gedeclareerd worden als het bestuur vooraf toestemming voor de uitgave heeft gegeven.

 

ARTIKEL 12.     SCHORSEN

12.1 Het bestuur is bevoegd een lid te schorsen. Deze schorsing vervalt indien deze niet binnen drie maanden wordt vervolgd tot een royement aan de ledenvergadering.

12.2 Een geschorst lid verliest gedurende de schorsing alle rechten aan het lidmaatschap verbonden, zonder dat de schorsing hem van zijn verplichtingen ontslaat.

12.3 Beroep op de ledenvergadering is mogelijk tegen het besluit tot schorsing.

12.4 Een lid kan niet meerdere malen terzake van hetzelfde voorval geschorst worden.

 

ARTIKEL 13.     SLOTBEPALING

13.1 In alle gevallen, waarin dit HR of de statuten niet voorzien, beslist het bestuur.

13.2 Wijzigen van dit HR kan alleen gebeuren na goedkeuring door de ALV.

13.3 Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement dienen aangekondigd te worden bij de uitnodiging voor de ALV.

13.4 Leden die een voorstel tot wijziging van dit HR in willen dienen, dienen hun voorstel minimaal 4 weken voor aanvang van de ALV bij het bestuur in te dienen.

13.5 Wijzigingen van het HR dienen in een verenigingsmedium aan de leden bekend gemaakt te worden. Dit HR en eventuele wijzigingen treden onmiddellijk na goedkeuring van de ALV in werking.

Translate »